Bij employee generated content spelen verschillende juridische aspecten een belangrijke rol, waaronder de AVG, arbeidsrecht, auteursrecht en portretrecht. Je hebt altijd toestemming van werknemers nodig voor het gebruik van hun beeldmateriaal en content. Het eigendom van content ligt meestal bij het bedrijf wanneer medewerkers dit tijdens werktijd maken, maar dit moet je goed vastleggen in contracten. Deze juridische kaders helpen je om veilig en verantwoord om te gaan met content die je medewerkers maken.
Wat is employee generated content en welke wetten gelden ervoor?
Employee generated content is alle content die werknemers maken voor of namens het bedrijf, zoals video’s, foto’s, social media posts, blogs of testimonials. Deze content valt onder verschillende Nederlandse en Europese wetten die je moet kennen om juridische problemen te voorkomen.
De belangrijkste wetgeving die van toepassing is, omvat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor privacy-aspecten. Wanneer werknemers herkenbaar in beeld komen, verwerk je persoonsgegevens die onder deze verordening vallen. Het arbeidsrecht speelt ook een rol, vooral bij vragen over toestemming en de arbeidsrelatie.
Het auteursrecht bepaalt wie eigenaar is van de gemaakte content. In Nederland geldt dat werknemers in principe de auteursrechten behouden, tenzij dit anders is afgesproken. Het portretrecht beschermt werknemers tegen ongewenst gebruik van hun beeldmateriaal. Dit recht geeft hen zeggenschap over hoe en waar hun foto’s of video’s worden gebruikt.
Voor bedrijven betekent dit dat je niet zomaar content van werknemers mag gebruiken. Je moet rekening houden met hun rechten en de juiste procedures volgen om problemen te voorkomen.
Welke toestemming heb je nodig van werknemers voor content?
Je hebt altijd expliciete toestemming nodig van werknemers voordat je hun beeldmateriaal of content gebruikt. Deze toestemming moet vrijwillig, specifiek en geïnformeerd zijn. Werknemers moeten precies weten waarvoor hun content wordt gebruikt en waar deze wordt gepubliceerd.
Schriftelijke toestemming is altijd de veiligste optie en wordt sterk aanbevolen. Dit geldt vooral wanneer je content extern gebruikt, zoals op sociale media, websites of in marketingmaterialen. In de schriftelijke toestemming vermeld je duidelijk het doel, de duur van gebruik en de kanalen waar de content verschijnt.
Mondelinge toestemming kan in sommige gevallen volstaan, maar is moeilijk te bewijzen. Dit is alleen geschikt voor intern gebruik of tijdelijke doeleinden. Leg ook mondelinge toestemming vast door bijvoorbeeld een bevestigende e-mail te sturen waarin je de afspraken samenvat.
Zorg ervoor dat werknemers hun toestemming altijd kunnen intrekken. Dit recht kunnen ze niet wegcontracteren. Maak duidelijke afspraken over wat er gebeurt wanneer iemand zijn toestemming intrekt en hoe je dan omgaat met reeds gepubliceerde content.
Hoe zit het met privacy en portretrecht bij employee content?
Privacy en portretrecht zijn fundamentele rechten die werknemers beschermen tegen ongewenst gebruik van hun beeldmateriaal. Het portretrecht geeft werknemers controle over het gebruik van foto’s en video’s waarop zij herkenbaar zijn. Je mag deze beelden niet gebruiken zonder hun toestemming.
Voor het maken en gebruiken van beelden van werknemers heb je altijd toestemming nodig, behalve in zeer beperkte uitzonderingen zoals nieuwsberichtgeving. Deze toestemming moet specifiek zijn voor elk gebruik. Je kunt niet met één algemene toestemming alle toekomstige gebruik dekken.
Gevoelige persoonsgegevens vereisen extra voorzichtigheid. Informatie over gezondheid, politieke overtuigingen of privéomstandigheden mag je niet verwerken zonder expliciete toestemming. Let ook op achtergronden in video’s of foto’s die privacy-gevoelige informatie kunnen bevatten.
Bij het delen van employee generated content moet je rekening houden met de privacy van collega’s die mogelijk onbedoeld in beeld komen. Maak afspraken over het bewerken of wegknippen van personen die geen toestemming hebben gegeven voor publicatie.
Wie is eigenaar van content die werknemers maken?
Het eigendom van content die werknemers maken, hangt af van de omstandigheden waaronder deze is gemaakt. In Nederland behouden werknemers in principe hun auteursrechten, ook wanneer zij content maken tijdens werktijd. Dit is anders dan in sommige andere landen waar het bedrijf automatisch eigenaar wordt.
Wanneer werknemers content maken in opdracht van het bedrijf en tijdens werktijd, krijgt het bedrijf meestal gebruiksrechten. Deze rechten moeten echter wel duidelijk worden afgesproken in het arbeidscontract of een aparte overeenkomst. Zonder duidelijke afspraken blijft de werknemer eigenaar van de auteursrechten.
Voor een duidelijke eigendomssituatie kun je aanvullende afspraken maken in arbeidscontracten. Hierin leg je vast dat auteursrechten van werkgerelateerde content overgaan naar het bedrijf. Deze afspraken moeten redelijk zijn en mogen niet te breed geformuleerd worden.
Let op dat auteursrecht en portretrecht verschillende rechten zijn. Zelfs wanneer het bedrijf eigenaar is van de content, behouden werknemers hun portretrecht. Je hebt dus nog steeds toestemming nodig voor het gebruik van beelden waarop zij herkenbaar zijn.
Wat gebeurt er met employee content als iemand ontslag neemt?
Wanneer werknemers het bedrijf verlaten, blijven hun persoonlijkheidsrechten en portretrechten gewoon bestaan. Je kunt niet automatisch alle content blijven gebruiken alleen omdat iemand niet meer in dienst is. De juridische situatie hangt af van de afspraken die je vooraf hebt gemaakt.
Bestaande content waarvoor toestemming is gegeven, mag je meestal blijven gebruiken volgens de oorspronkelijke afspraken. Controleer wel of de toestemming een einddatum heeft of gekoppeld is aan het dienstverband. Sommige werknemers trekken hun toestemming in wanneer zij het bedrijf verlaten.
Regel dit vooraf door duidelijke afspraken te maken over wat er gebeurt met content na beëindiging van het dienstverband. Neem dit op in arbeidscontracten of toestemmingsformulieren. Bespreek of content blijft bestaan op sociale media, websites en andere kanalen.
Voor gepubliceerde content op sociale media is het praktisch vaak moeilijk om alles te verwijderen. Maak daarom van tevoren afspraken over welke content permanent mag blijven en welke content je verwijdert wanneer iemand vertrekt. Documenteer deze afspraken goed om later discussies te voorkomen.
Hoe wij helpen met juridisch verantwoorde employee generated content
Wij begrijpen dat de juridische aspecten van employee generated content complex kunnen zijn. Daarom begeleiden we bedrijven bij het opzetten van een juridisch verantwoord proces voor het maken en gebruiken van content met werknemers. We zorgen ervoor dat alle aspecten goed geregeld zijn voordat we beginnen met filmen of fotograferen.
Ons proces begint met het opstellen van de juiste toestemmingsformulieren die voldoen aan alle wettelijke vereisten. We maken duidelijke afspraken over het gebruik, de duur en de kanalen waar content verschijnt. Werknemers weten precies waar ze toestemming voor geven en kunnen geïnformeerde beslissingen nemen.
We begeleiden het hele traject van concept tot publicatie met aandacht voor privacy en portretrecht. Onze ervaring met employee generated content helpt bedrijven om juridische valkuilen te vermijden en toch krachtige content te maken waarin medewerkers stralen.
Wil je weten hoe je juridisch verantwoord employee generated content kunt inzetten voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als een werknemer achteraf zijn toestemming intrekt voor al gepubliceerde content?
Je bent wettelijk verplicht om de content zo snel mogelijk te verwijderen van alle kanalen waar je controle over hebt. Dit geldt voor websites, sociale media en marketingmaterialen. Voor content die al breed gedeeld is door anderen, kun je een redelijke inspanning leveren om verwijdering te vragen, maar je bent niet verantwoordelijk voor alle kopieën die buiten jouw controle zijn.
Kan ik werknemers verplichten om mee te werken aan employee generated content?
Nee, je kunt werknemers nooit verplichten om deel te nemen aan content waarbij zij herkenbaar in beeld komen. Toestemming moet altijd vrijwillig zijn. Je kunt wel in functieomschrijvingen opnemen dat deelname aan bedrijfscommunicatie onderdeel is van de rol, maar dit mag geen dwang inhouden voor beeldmateriaal.
Hoe lang mag ik employee generated content gebruiken zonder nieuwe toestemming?
Dit hangt af van wat je hebt afgesproken in de oorspronkelijke toestemming. Best practice is om een specifieke periode op te nemen, bijvoorbeeld 2-3 jaar, waarna je nieuwe toestemming vraagt. Voor content zonder einddatum kun je deze blijven gebruiken totdat de werknemer zijn toestemming intrekt, maar het is verstandig om periodiek te evalueren.
Wat zijn de risico's als ik geen schriftelijke toestemming heb voor employee content?
Zonder schriftelijke toestemming loop je het risico op claims voor inbreuk op portretrecht en privacy. Werknemers kunnen schadevergoeding eisen en je verplichten om content te verwijderen. Daarnaast kun je problemen krijgen met de AVG bij een eventuele controle, omdat je niet kunt aantonen dat je rechtmatig toestemming hebt verkregen.
Moet ik werknemers betalen voor het gebruik van hun content in marketingmaterialen?
Er is geen wettelijke verplichting om werknemers extra te betalen voor content die zij tijdens werktijd maken. Wel kun je dit afspreken als onderdeel van arbeidsvoorwaarden of als extra vergoeding voor bijzondere content. Bij gebruik van content buiten werktijd of voor commerciële doeleinden is een vergoeding eerlijker en kan dit de bereidheid tot medewerking vergroten.
Hoe ga ik om met employee content waarin collega's onbedoeld in beeld komen?
Je hebt ook van deze collega's toestemming nodig, tenzij zij volledig onherkenbaar zijn. In praktijk kun je gezichten wegknippen, vervagen of vragen of de betreffende collega's ook toestemming willen geven. Maak van tevoren afspraken met werknemers over het bewerken van beeldmateriaal om privacy van anderen te beschermen.
Welke informatie moet ik minimaal opnemen in een toestemmingsformulier voor employee content?
Een goed toestemmingsformulier bevat het specifieke doel van de content, de kanalen waar het gebruikt wordt, de duur van gebruik, en de mogelijkheid om toestemming in te trekken. Vermeld ook of de content bewerkt mag worden en wat er gebeurt bij beëindiging van het dienstverband. Zorg dat de taal helder en begrijpelijk is voor alle werknemers.